La tenue du compte d'exploitation comprend notamment :

• l'organisation de l’encaissement des loyers, des frais de chauffage et d’eau chaude, des frais accessoires et autres produits ;
• l'encaissement des loyers, des charges et de tout autre produit ;
• le contrôle de la conformité des versements ;
• les rappels intervenant dans le cadre d’une procédure à l’amiable, jusqu’à et non comprise l’intervention auprès de l’Office des poursuites et faillites ;
• l'organisation du paiement des charges ainsi que de tous les paiements et contrôles de conformité concernant les immeubles (conciergerie et nettoyage courant, eau ménagère, chauffage des locaux communs et climatisation, épuration, égouts et voirie, contrat d’entretien des installations, assurances et taxes publiques, etc...) ;
• le paiement des factures d’entretien ou de réparation et contrôle de leur conformité.

Il s'agit des prestations comptables et mouvements du compte de capital, qui comprennent notamment :

• le compte d’exploitation ;
• le paiement des intérêts hypothécaires, bancaires ou chirographaires ;
• le paiement des impôts et des taxes ;
• le versement périodique du disponible de gérance.

L'exploitation à proprement dit comprend :

• l'établissement et la conservation des contrats de baux à loyer et de leurs éventuels avenants ;
• le contrôle de leur exécution ;
• le traitement des résiliations courantes ou des résiliations anticipées ;
• les formalités d’entrée et de sortie des locataires ;
• l'organisation de la publicité ;
• les démarches administratives en vue de la relocation.

Relations courantes à aménager avec les voisins et les services publics d’une part, avec les locataires d’autre part (exécution générale des clauses du bail, discipline dans les immeubles).

La représentation du propriétaire, sauf dans le cadre d’une procédure judiciaire ou devant les autorités de conciliation en matière de baux à loyers, que ce soit pour les différents contrats concernant l’immeuble (assurances, contrats d’entretien, contrats de conciergerie, etc.) ou dans les relations avec les administrations.

La tenue des échéanciers concernant les contrats de baux à loyer (y compris les indexations), ou les autres contrats (garanties, cautions bancaires, polices d’assurances, etc...).

La gestion du service de conciergerie comprend :

• l'établissement pour le compte du propriétaire du contrat et du cahier des charges ;
• le contrôle de son activité ;
• la gestion des fournitures et des équipements qui lui sont destinés ;
• l'organisation des travaux spéciaux lui incombant.

L'exécution des états des lieux simultanés intervenant à l’entrée et à la sortie des locataires.

La surveillance des installations techniques.

L’identification des travaux usuels d’entretien et de réparation de l’immeuble à effectuer.

La conclusion et la gestion des contrats d’entretien et des abonnements, d’entente avec le propriétaire.

La gestion des contrats d’assurances, d’entente avec le propriétaire.

Le constat et la déclaration des sinistres.

La totalité des sommes perçues des locataires, y compris les locaux occupés par le propriétaire et les aides liées aux immeubles subventionnés, que ce soit au titre de loyer, de contributions de chauffage et d’eau chaude ou d’autres contributions.

Le taux est déterminé librement et individuellement par chaque prestataire en fonction de l’importance et de la complexité du mandat.

Certaines prestations qui ne sont pas mentionnées ci-dessus sont facturables, de cas en cas, d’entente avec le propriétaire (cf Conditions générales de l’USPI Vaud).